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COPIE - Témoignage d'entreprise : Tootelo

Établie à Boucherville depuis sa fondation il y a 26 ans, Tootelo est une alliance d'intraprises au service de l'innovation en technologies de l'information et de la communication (TIC). Forte de ses valeurs de respect, d'équilibre, de partage et de progression, Tootelo compte 172 employés dévoués et engagés.

Reconnue pour avoir facilité l'accès aux soins de santé avec sa division Bonjour-santé et la Polyclinique Levasseur, Tootelo procure des outils de communication technologique aux secteurs immobilier et municipal, gère un centre de contact clients et le service à la clientèle d’entreprises du secteur alimentaire et des transports.

Depuis ses débuts, Tootelo place le bien-être de ses employés au cœur de sa mission: devenir une entreprise modèle qui passionne ses employés, impressionne ses clients et enthousiasme ses actionnaires tout en conservant un souci profond de la planète sur laquelle elle opère. Sa marque employeur : « Aime ton travail. Profite de ta vie ».

Nous nous sommes entretenus avec eux afin de partager avec vous quelques-unes des bonnes pratiques mises en place dans le contexte actuel.

Quel a été l'impact du confinement sur votre réalité au travail ?

Le télétravail existe chez nous depuis 10 ans! La majorité le faisait déjà 2 et même 3 jours par semaine, parfois plus. Nous sommes donc très familiers avec les différents outils de communication à distance pour que tout avance rondement. Tellement, que parfois, même physiquement au bureau, on se parle par Slack, ou Hangout! Ce que le confinement a apporté de nouveau, c'est d'être en télétravail à tous les jours! Les pauses, les discussions personnelles, les activités, ça nous manque! En étant toujours en télétravail, on finit par n’échanger que sur des sujets opérationnels. 

Par contre, du côté des activités de notre cercle Mieux-être, plusieurs projets ont dû être annulés: les ateliers du Mois de la nutrition, le défi santé, le projet micro-pauses.

Comment avez-vous adapté votre offre de services ?

Notre division Bonjour-santé avait déjà commencé à offrir la téléconsultation médicale quelques mois avant le confinement mais il a fallu "ouvrir la machine" et en faire notre offre principale! Nos équipes ont travaillé d'arrache-pied pour permettre à la population de continuer de voir un médecin de façon virtuelle.

Quelles mesures avez-vous mises en place pour maintenir/améliorer la santé et mieux-être de vos employés ?

Au début, nous étions en mode "urgence". Nos employés devaient travailler fort sur notre nouvelle offre de services en plus de s'adapter aux nouvelles réalités familiales que le confinement apportait. Nous avons mis sur pied notre "Team Doudou" pour nous assurer que les employés obtiennent le support requis pour une transition plus en douceur. 

Des exemples? Des certificats cadeaux ont été remis aux employés pour livraison de repas à domicile afin d'alléger un peu la charge mentale de l'organisation familiale pour la première semaine. Des repas traiteur et des paniers de fruits sont livrés à notre clinique médicale, car le personnel a dû continuer de travailler sur place, dans le stress, pour organiser la nouvelle réalité, le télétravail n’étant pas possible. Cette offre se poursuit car on sent que nos employés en ont besoin. Réorganiser une grosse clinique médicale, c'est tout un projet!

Nous avons partagé plusieurs communications sur notre plateforme de services aux employés, qui permet les échanges entre nous. Des exemples :

  • Des rappels de notre Programme d'aide aux employés et leur famille (PAE)
  • Ergonomie des postes de travail à domicile; plusieurs ne prenaient pas la peine de bien s'installer à la maison pour 1 ou 2 jours par semaine. Il fallait donc leur en rappeler l'importance!
  • Des articles sur la santé mentale en période de confinement; ressources en santé mentale; partage des employés, etc.
  • Des ressources pour occuper les enfants; partage des employés
  • L’importance de favoriser les rencontres virtuelles informelles
  • Semaine de la santé mentale : partage de vidéos de Mouvement santé mentale Québec
 

Tootelo a toujours continué de respecter la disponibilité de ses employés malgré la situation. Chaque employé a toujours eu la possibilité d'organiser son horaire de travail selon ses obligations familiales ou autres et c'est encore plus important en ces temps de confinement ou plusieurs ont de la difficulté à concilier le travail et les enfants à la maison. Tous les employés sont habitués de respecter la disponibilité de chacun et on arrive à trouver des moments communs lorsque la situation l'exige. On observe que plus les employés ont la possibilité d'être autonome, plus ils sont ouverts à s'adapter aux besoins de l'entreprise.

Nos dirigeants avaient instauré, quelques semaines avant le confinement, une rencontre hebdomadaire où tous les employés étaient invités (au bureau ou virtuellement) à poser leurs questions. Un lieu d'échanges avec nos leaders, qu'on a peu la chance de voir au quotidien. C'était peut-être une vision de l'avenir, mais cette rencontre hebdomadaire est devenue salutaire! Évidemment, elle est maintenant uniquement virtuelle. 

Du côté des projets, nous avions une activité de micro-pauses qu'on avait prévu lancer en avril mais qui a été reportée. Nous réfléchissons à une façon de faire virtuellement. Nous voulons lancer un défi santé car celui qui était prévu a été annulé. Nous avons écouté nos employés nous dire : "N'en rajoutez pas, on est assez débordés à gérer le travail, les enfants et les devoirs à la maison!". Maintenant que notre tribu est mieux adaptée au quotidien, il sera plus facile, j'espère, de faire participer les gens à un défi santé!

Aussi, des formations aux gestionnaires sur la reconnaissance à distance sont en préparation.

Pour terminer, pour remercier tous les employés de leurs efforts soutenus en cette période difficile, nous avons organisé un événement unique et rassembleur qui aura lieu la semaine prochaine : une prestation humoristique privée et interactive, et virtuelle bien sûr, de Sam Breton, gagnant de la découverte de l'année au gala Juste pour rire 2019! Quelle belle façon de se réunir tous pour se divertir dans la joie et entretenir nos liens! Et puis bien sûr, puisqu’il est virtuel, c'est un rassemblement légal!


Nous espérons que ce témoignage aura su vous inspirer! Nous aimerions mettre de l’avant des entreprises qui mettent en place des initiatives de santé & mieux-être en cette période difficile. Vous avez des entreprises à nous proposer? N’hésitez pas! Écrivez-nous à mruelle@groupeentreprisesensante.com 

L’Équipe du Groupe entreprises en santé 

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