Le 14 novembre dernier, la communauté de pratique SMET du Saguenay-Lac-Saint-Jean se rassemblait pour acquérir de nouveaux outils pour rendre la pratique du télétravail plus saine et équilibrée. Marie-Ève Champagne, de Nucléi Conseils, a partagé 3 actions-clés à intégrer à vos pratiques, et à partager auprès de vos collègues. Découvrez-les dans cet article !
Le télétravail, plutôt marginal avant la pandémie, est devenu un outil essentiel qui a permis à plusieurs entreprises de passer à travers la crise sanitaire. Aujourd'hui, nous pouvons considérer qu'il s'agit d'une pratique commune, qui est là pour rester. Malgré le temps qui passe, le cadre qui l’entoure reste encore à définir dans plusieurs milieux de travail, et cette ambiguïté peut créer du stress et peut engendrer un sentiment de culpabilité. Il est donc nécessaire de venir clarifier les mesures entourant le télétravail. Voici quelques aspects à considérer dans cette réflexion :
- Déterminer spécifiquement les conditions d’accès au télétravail (combien de jours, pour quels motifs, pour quels postes, etc.) ;
- S’assurer que les mesures soient les plus justes et équitables possible pour l’ensemble des employé-e-s ;
- Rappeler l’importance des pauses et normer le temps offert (rémunéré) par jour pour celles-ci ;
- Proposer des stratégies pour favoriser la concentration au travail ;
- Établir et respecter les moments de déconnexion ;
- Déterminer les canaux de communication à privilégier ;
- Être vigilant-e sur le nombre d’heures travaillé (on constate 47 min à 3h de plus par jour en télétravail);
- Mettre en place des stratégies pour combattre l’isolement et favoriser un meilleur sentiment d’appartenance ;
- Intégrer des processus pour maintenir les possibilités d’avancement des employé-e-s ;
- Éclaircir ce qui est permis et attendu reste que le premier pas à franchir. Si l'on veut arriver à favoriser la saine performance en télétravail, il faudra aussi que ces pratiques soient réellement vécues et propulsées dans l’organisation. Une entreprise développant une culture de bien-être au travail devra compter sur tous-tes pour se discipliner et s’influencer positivement vers de meilleures habitudes. Chacun-e tirera des avantages à s’imposer des limites saines et à les respecter (ex : en ce qui a trait aux heures de travail et à la déconnexion).
Au delà de ces quelques premières recommandations, voici 3 actions-clés concrètes pouvant aider à adopter de meilleures habitudes en télétravail :
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Prévoir des moment de travail profond
Les tâches que nous avons à effectuer ne nécessitent pas toutes le même niveau de concentration. On peut distinguer :
- Les tâches à basse teneur cognitive (« shallow work ») : elles nécessitent peu de concentration, il peut s'agir de tâches logistiques ou administratives ;
- Les tâches à haute teneur cognitive (= le travail profond) : celles-ci nécessitent de la concentration, réflexion, de l’analyse et de l’étude.
Dans notre monde hyperconnecté, il est difficile d’avoir des périodes de travail profond. On peine à se concentrer sur une seule tâche, et à y mettre toute notre attention. Cependant, ces périodes sont essentielles pour être efficient-e au travail, planifier nos actions de façon stratégique, générer de nouvelles idées ou encore prendre les bonnes décisions. Notre organisation du travail devrait donc inclure des périodes de travail profond à des moments propices. La maison peut ainsi devenir un lieu privilégié pour effectuer du travail profond, si on y est moins dérangé-e. Encore faut-il créer de l’espace dans son agenda et se rendre disponible pour s’y plonger.
Pour y arriver, voici quelques astuces :
- Réfléchissez aux meilleurs moments où vous pourriez vous rendre temporairement indisponible pour vos collègues ;
- Tentez de réduire la durée, le type, et la fréquence des rencontres* ;
- Prévoyez des « no meeting zone » (ex : la première et la dernière heure de la journée) ;
- Limitez les distractions et les interruptions possibles (ex : bloquer des jours/créneaux, retirer les notifications, se déconnecter des réseaux sociaux, des courriels personnels, etc.) ;
- Installez-vous un espace de travail confortable, ergonomique et propice à la concentration ;
- Créez des rituels (ou habitudes) permettant de se mettre en état de travail profond.
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Favoriser les connexions humaines
Maintenir les connexions humaines avec une équipe en télétravail est un des défis les plus importants à relever. Comment stimuler les liens sans ajouter à la charge de travail ? Voici quelques stratégies :
- Intervenir rapidement en cas de conflit ;
- Fixer des lignes claires en matière de communication, civilité et respect ;
- Offrir de la rétroaction ;
- Ramener régulièrement le sens au travail. C’est un message puissant qui aide à ramer dans le même sens et améliorer la cohésion d’équipe ;
- Respecter les moments de paix et de déconnexion nécessaires pour se recharger dans la journée (ex. déconnexion pendant le lunch) ;
- Créer des moments de connexion humaine au début et à la fin des rencontres (ex. brise-glace, tour de table) ;
- Améliorer le climat de sécurité psychologique ;
- Donner de l’importance à la vie personnelle des employé-e-s (ex : reconnaissance de l’anniversaire, réussites, etc.) ;
- Amener de la rigueur dans les rencontres d’équipe (et s’assurer de la présence de tous-tes).
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Ajuster son « pace, place and space »
Ces 3 volets vous aideront à ne pas finir la semaine complètement vidé-e.
Pace – porter attention à son rythme de travail/pauses
- Reconnaître quelle(s) activité(s) vous donne(nt) de l’énergie et celle(s) qui vous vide(nt), et inclure des activités énergisantes dans chacune de vos journées ;
- Prévoir du temps pour aller dehors, prendre l’air ;
- Diminuer le nombre de rencontres virtuelles ;
- Inclure des moments tampon entre les rencontres (ex : faire des rencontres de 50 min au lieu de 60 min) ;
- Faire des rencontres actives ;
- Prendre des pauses. Les pauses sont des « booster » de productivité ! (avec un ratio idéal de 52 min de travail focus pour 17min de pauses efficaces).
Place - aménager son espace de travail à la maison
Avoir un bureau fermé et y intégrer :
- Une ergonomie adéquate favorisant une bonne posture ;
- Une surface dédiée ;
- Une luminosité adéquate ;
- Un système pour indiquer à vos proches vos périodes de disponibilité ;
- Des touches esthétiques à votre image (design biophilique, photos, etc.).
Space – une période qui favorise la déconnexion et du temps pour soi à la fin de la journée
Il est important de créer cet espace pour faire une coupure à la fin de la journée de travail. Cela permet de favoriser un équilibre entre le système sympathique et parasympathique, pour ne pas toujours être en mode survie. On pourrait, par exemple :
- Préparer la journée du lendemain ;
- « Fake commute » - ex. aller chercher le courrier le soir ;
- Écouter de la musique ;
- Changer de vêtements ;
- S’étirer – méditer ;
- Faire du ménage ;
- Faire une activité physique ;
- Promener son chien.
Bien qu’il y ait plusieurs avantages au télétravail (ex: l'élargissement des frontières - parfois avec des collègues dans différents fuseaux horaires, une plus grande liberté au travail, moins de temps de déplacement, une meilleure conciliation travail/vie personnelle, ou encore plus de productivité et de concentration), celui-ci comporte aussi des pièges. Loin des collègues et du bureau, il est important pour les employé-e-s de se sentir supporté-e-s dans ce mode de travail, et il est d’autant plus important pour eux/elles d'apprendre à prendre soin de soi.
*Un Nord-Américain passe 11h en moyenne par rencontre. Pour les gestionnaires c’est 26h! Cela laisse peu de temps pour faire du travail profond.
Si vous souhaitez approfondir le sujet, nous vous proposons ces quelques lectures supplémentaires :
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